La importancia de los programas de auditorías internas para la gestión organizacional
Cualquier organización que desee implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión bajo algún estándar o esquema internacional, debe dedicar recursos a la programación de las auditorías internas. Del mismo modo, una organización que desee mejorar la gestión y, principalmente, la evaluación del desempeño organizacional, también puede hacerlo sin necesidad de desarrollar un sistema de gestión formal.
En cualquier caso, armar un programa de auditorías no es más que hacer un arreglo de una serie de auditorías para un período de tiempo – por ejemplo, un año – establecidas con un objetivo particular. Esta diagramación de las actividades de auditoría, por medio de las que se recolectarán evidencias objetivas para evaluarlas contra los requisitos relevantes o aplicables, le permitirá a la dirección de la organización obtener un estado de cumplimiento incluyendo los desvíos y las oportunidades de mejoras.
En este contexto, establecer pocas auditorías, no cubrir todos los procesos críticos o de interés, dedicar poco tiempo a alguna de las áreas a auditar, no evaluar los riesgos u oportunidades del programa o no establecer estratégicamente los criterios y métodos de auditoría, pueden derivar en un desaprovechamiento de recursos y pérdidas de información relevante. Pero cuanto más ordenado, metódico y consciente sea el proceso del armado del programa, mayor será el alcance y aporte de información para el posterior análisis y toma de decisiones por parte de la dirección o el gobierno de la organización.
El rol de la dirección organizacional en la programación de las auditorías internas
Es habitual ver que la gestión de las auditorías internas suele ser una actividad delegada a alguna función de gerencia o área técnica, siendo solo en los mejores casos respaldada por el gobierno o dirección organizacional. Si bien es necesario el asesoramiento técnico orientado a garantizar el cumplimiento de los requisitos más formales de esta actividad (formación de auditores, desarrollo del proceso, revisión técnica de los resultados, etc.), la función de gobierno de la organización no puede ser un actor secundario o estar ajeno al proceso de la programación de auditorías.
El programa de auditorías internas debería ser utilizado como una herramienta que facilite el desarrollo de la estrategia organizacional, por ser un instrumento de reflexión y motivador del aprendizaje. Pero para esto, la alta dirección debe tener un papel activo en la estructuración, establecimiento de áreas clave y en el aseguramiento de que los objetivos del programa se acoplen a la dirección y prioridades estratégicas.
Elementos clave a tener en cuenta al programar las auditorías internas
En relación al ordenamiento general y priorización de las auditorías en un programa, debe considerarse que la programación de las actividades de auditoría:
· Debe realizarse optimizando el uso de recursos (auditores, auditados, movilidad, tiempos de auditoría, etc.) y para ello se pueden realizar auditorías integrando varias disciplinas en la misma visita, remotas, presenciales o mixtas, con auditores subcontratados o propios – asegurando siempre la objetividad e imparcialidad de estos -.
· Debe considerar el abordaje de riesgos y oportunidades como cualquier otro proceso organizacional para prevenir los efectos no deseados o maximizar los posibles beneficios.
· No debería solo realizarse en épocas de baja actividad operativa ya que las muestras de auditoría pueden no ser representativas de la realidad de la gestión y el funcionamiento de los procesos en épocas de “picos” o alta demanda de trabajo.
. Debe realizarse de forma planificada, es decir, siguiendo un método o criterios definidos y de forma organizada. Lo cual no quita que las auditorías del programa puedan ser anunciadas o realizarse sin previo aviso a las áreas a auditar – según las necesidades, políticas y/o requisitos de normas o esquemas nacionales o internacionales que regulen a la organización o a las que se adhiera voluntariamente -.
. Debe programarse considerando criterios de prioridad a la hora de asignar más o menos cantidad de tiempo y/o aumentar o reducir la periodicidad de relevamiento a lo largo del período cubierto por el programa. Entre los criterios más comunes podemos encontrar: la importancia de los procesos / áreas de la organización, el desempeño de procesos / áreas (incluidos los resultados de auditorías anteriores), los cambios internos o externos que puedan alterar positiva o negativamente el desempeño, los focos estratégicos o de interés para la dirección y los requisitos legales u otros compromisos con partes interesadas.
. Debe asegurar la cobertura total del alcance de las actividades organizacionales (o de su sistema de gestión, de no ser iguales) en una o más auditorías, incluyendo todas las funciones y jerarquías, sitios, turnos, líneas de productos/servicios y procesos tercerizados en caso de ser aplicable.
Estos criterios y otros adicionales que la organización utilice, podrán optimizar el ordenamiento en función de que el programa de auditorías sea los más efectivo y eficiente posible.
Ideas finales
En un entorno general cada vez más cambiante y en donde el tiempo, los recursos y su gestión son cruciales para cualquier director, la materialización de los objetivos y estrategias organizacionales necesitan de una dirección que cuente con información de calidad para poder tomar decisiones y emprender acciones preventivas, correctivas y de mejora y desarrollo en el momento adecuado.
Las auditorías internas permiten obtener una autoevaluación objetiva y completa del grado de desempeño, cumplimiento y mejora organizacional, por lo que la gestión de estas actividades no debería estar fuera de la órbita y agenda de la función de gobierno. Su mirada estratégica debería aportar criterios de programación de las auditorías que acerquen esta actividad – típicamente técnica – a las esferas de gestión estratégica de las organizaciones. Y las salidas de las actividades de auditoría deberían servir de información vital a la hora de tomar decisiones, hacer cambios o emprender proyectos.
Con el apoyo y compromiso activo de la alta dirección, el soporte técnico de los referentes de gestión y el uso de criterios de programación relevantes, los programas de auditoría interna pueden pasar de ser solo un “requisito técnico-normativo” a ser un poderoso aliado de la estrategia de las organizaciones. Solo es cuestión de cambiar la perspectiva y aprovechar estas poderosas actividades junto a las oportunidades de aprendizaje y crecimiento que derivan de ellas.