Homero y su necesidad de control y guía

Cada uno de nosotros en algún momento de nuestras vidas laborales nos hemos sentido un poco Homero. Cuando iniciamos un nuevo puesto o cuando estamos en un día de baja energía o atención, por ejemplo, es habitual necesitar un poco más de parámetros y guías para no cometer errores o «meter la pata» en los procesos y actividades que tenemos a cargo.

El error humano existe y se puede analizar y prevenir. Homero nos enseñó que más allá de la capacitación (o el seguimiento como sombra del Sr. Burns), los controles operacionales deben existir para minimizar los potenciales errores o desvíos y guiar los procesos de manera efectiva.

¿Qué son los controles operacionales?

Aquellas medidas que se tomen para aplicar sobre las actividades de un nivel de riesgo considerable (en relación con la calidad, el impacto ambiental, la seguridad y salud, la inocuidad, etc.) y que necesitan ser aplicadas para que las operaciones o actividades se desarrollen bajo condiciones específicas son controles operacionales.

Básicamente, cualquier actividad o proceso cuenta con más o menos controles operacionales. Sin importar si las actividades de las que hablamos son operativas y reiterativas o de tipo creativo y menos estandarizadas, la existencia de controles aseguran minimizar el margen de error a niveles aceptables y tratan de asegurar que se logren los resultados del proceso.

Algunos controles operacionales típicos

Si bien los controles operacionales suelen depender de la industria, actividad y disciplina o área de control de la que hablemos, podemos identificar algunos típicos que nos ayudarán a llevar el concepto hacia algo más «material».

Algunos controles operacionales típicos pueden ser:

  • Procedimientos, instructivos o descripciones de tareas que guían los pasos del operador durante el desarrollo de la tarea.
  • Guía de trabajo gráfica o audiovisual como flujogramas, gráficas guía, tutoriales en video, comandos de voz.
  • Listas de verificación para revisión del proceso o tarea en momentos críticos o cotejo de avance adecuado de las acciones o etapas realizadas / por realizar.
  • Permisos de trabajo donde se especifica la tarea a realizar, los peligros asociados y las medidas de seguridad que deben adoptarse.
  • Alertas preventivos por sistemas de alarmas o señales lumínicas que se activan por maniobras inseguras, límites críticos próximos, etc.
  • Sistemas visuales de orden, ubicación y/o categorización. Como ordenadores por letras o códigos, sectorización por colores, etiquetado, etc.
  • Validación de carga de datos con condicionales que minimicen los errores de redacción o tipeo.
  • Definición y monitoreo de ambientes controlados en aspectos como temperatura, ruido, humedad, higiene, etc.
  • Utilización de equipos, herramientas o sistemas específicos certificados o validados para el resultado previsto.
  • Operación con staff mínimo que asegure una existencia de personas en cantidad mínima necesaria que permita la realización de la tarea.
  • Disponibilidad de patrones o modelos de resultados (o de errores) para utilización e identificación del conforme (o no conforme) en diferentes puntos del proceso.
  • Controles cruzados o monitoreos para seguimiento de avance del proceso y sus resultados.
  • Sectorización e identificación de insumos, productos, áreas críticas o peligrosas, secciones con controles específicos, etc.
  • Calificación o certificación específica de la/s persona/s que realizarán el proceso o tarea que asegure una formación completa y adecuada.

Finalizando…

Homero no es perfecto – al igual que ninguno de nosotros-, y por esto es que las medidas que adoptemos para apoyar a las personas a realizar un trabajo más efectivo y controlado son de gran ayuda para alcanzar los resultados esperados minimizando riesgos y posibles pérdidas de tiempo y recursos.

¿Cómo trabajas en tu organización? ¿Puedes identificar ahora los controles operacionales implementados? ¿Cuáles otros crees que serían necesarios aplicar?

¡A seguir mejorando la gestión de controles operacionales! Que tanto Homero como tus colaboradores agradecerán tener procesos y espacios de trabajo más efectivos y seguros.